La Qualifica dei Fornitori rappresenta un PRP fondamentale identificato da fonti ufficiali quali la Comunicazione UE 2016/C 278/1 che la inserisce nell’allegato I al punto 2.10 nel quale si esplicita come la Qualifica debba tenere conto di tutti gli elementi che possono essere un indice della affidabilità del fornitore. Sia tale Comunicazione che, a monte, il Regolamento 178 / 02 affermano l’importanza di basare le decisioni e la pressione delle verifica sul principio di RISK ASSESSMENT.
In questa proposta la procedura di Qualifica si esplicita  attraverso la verifica di conformità basata sulla valutazione della documentazione regolamentare e delle certificazioni del parco fornitori nonché con verifiche di rintracciabilità a distanza  basandosi sull’applicazione di un RISK ASSESSMENT dei prodotti basato sul sistema di Allerta e non conformità nazionali ed europei (RASFF) e sul Rischio FRODI.

Il Ranking di Rischio si articola a 3 livelli a seconda della responsabilità ovvero:

• Tipologia di prodotto e rischio collegato
• Prodotto destinato alla vendita tal quale
• Prodotto destinato alla manipolazione nei punti vendita

Definito il primo livello si passa quindi alla valutazione basata sul Rischio legato alla categoria di prodotto.
A partire dal secondo anno di attività viene introdotto un ulteriore asse di valutazione rappresentato dal Rischio fornitore ovvero legato alle sue prestazioni.
Combinando i diversi elementi si giunge ad una definizione di Ranking di rischio in base al quale viene definito il piano di qualifica e sorveglianza dei fornitori.
L’attività si può sviluppare a diversi livelli in base al rischio ed al budget stabilito
Le fasi di Risk Assessment possono essere gestite direttamente dal CLIENTE in base alle proprie esigenze
La gestione del parco fornitori verrà condotta utilizzando FITCHAIN che è strutturato in modo tale da garantire la acquisizione dei dati fornitori costituendo un database condiviso su cloud. E’ poi possibile effettuare la  gestione della SITUAZIONI DI NON CONFORMITÀ con un’area dedicata. Il portale dispone poi di un meccanismo interattivo che garantisce l’aggiornamento costante dei dati del fornitore.

Per i fornitori di prodotti MDD la fase di qualifica è preceduta dalla realizzazione del CAPITOLATO alla quale possono seguire attività di verifica a distanza o diretta mediante piano analitico e ispettivo. La definizione del CAPITOLATO viene gestita in modo interattivo su FITCHAIN partendo dalla richiesta al Fornitore fare le sue proposte su procedure , prodotti , ricette , ingredienti e processo in modo tale da acquisire quanto è in grado di garantire e valutare la eventuale esigenza di richiedere modifiche ed integrazioni al fine di allineare il prodotto con gli obiettivi del Cliente. Una volta definiti i criteri da Capitolato , si procede alla loro verifica nel tempo utilizzando diversi strumenti in base alla Classificazione del Rischio del Prodotto e del Fornitore.

In base al livello di Rischio del Fornitori , le verifiche si possono svolgere a diversi livelli e sempre gestite attraverso l’uso del PORTALE FITCHAIN che , oltre alle attività di Analisi sui prodotti e Audit propone approcci innovativi che sono valorizzati dalla disponibilità in grado di tracciare, registrare e temporizzare le verifiche ovvero:

SELF ASSESSMENT
Invio al fornitore dell’invito ad accedere e registrarsi al portale FITCHAIN e compilare la check list in Self Assessment  in una data ed ora stability in modo tale da tracciare tempi , documentazione e  risposte

SMART AUDIT
Si pianifica un appuntamento su Microsoft TEAMS della durata di 2 - 4 ore con il Fornitore in base alla dimensione ed agli esiti delle valutazioni precedenti per confermare la valutazione della  documentazione gi acquisita mediante interviste e riprese

FLASH AUDIT
Il fornitore riceve in automatico e mail per collegarsi a FITCHAIN ad una determinata data ed ora e deve fornire evidenze su  campioni di prodotto specifici  compilando un questionario con domande specifiche sui prodotti campionati in applicazione di quanto dichiarato nelle fasi precedenti

Lo stesso approccio di Qualifica Fornitori, basato sulla valutazione del Rischio , viene applicato per il settore Non Food declinandolo nelle diverse tipologie di prodotto che vengono abbinati alle caratteristiche dei fornitori per ottenere delle Matrici di Rischio in base alle quali dimensionare le procedre e le frequenze dei piani di sorveglianza.

Il nostro approccio